Un PyDay es una jornada sobre el lenguaje Python de 1 día, con el formato de mini-conferencia pero un poco más simplificado y desestructurado, incluyendo en general charlas y talleres introductorios.
Guía básica (recomendaciones)
- Elegir un día y una ubicación
- las Universidades son buenos lugares: hablá con los grupos de estudiantes y profesores que conoces y pueden apoyarte
- intenta otras ubicaciones públicas como Bibliotecas y auditorios municipales
- habla con una compañía local que pueda ayudarte (y tal vez pueda auspiciar el evento)
- Preguntar a otras personas (1-2 o más) para que te ayuden a organizar y crea las listas de correo para el seguimiento de lo que están haciendo
- No es necesario que sean gente técnica! Cualquiera deseando ayudar que conozcas puede se útil 🙂
- De hecho, voluntarios no técnicos pueden ser realmente buenos ya que te verán las cosas desde diferentes perspectivas
- Las listas de correo ayudan al seguimiento del evento. Recuerda también subir los archivos y diseños para encontrarlos más fácilmente.
- Es util permitir una inscripción previa de los asistentes/participantes:
- para que entonces se pueda enviar información acerca de los cambios de último minuto,
- y tengas un panorama de la cantidad de personas que asistiran para estimar los cupos de las aulas y salones, cantidad de impresiones y materiales, etc.
- Instala una página web para el evento (preferentemente que maneje automáticamente la mayor cantidad de tareas para ahorrar tiempo), por ej.:
- Información general (ubicación, mapas, propuestas, etc.)
- Registración de Usuarios (organizadores, oradores, asistentes)
- Programa/Cronograma con las actividades a realizar (charlas, talleres, etc.)
- Estadísticas y temas menores (listados, mailings, impresiones, etc.)
- Recluta Oradores y disertantes (con por lo menos 2 meses de anticipación)
- Envía un mensaje a las listas de correo solicitando oradores
- Ten en cuenta los viáticos (transporte y hotel) si son necesarios (en general, los PyDays son eventos locales...)
- Solicita con anticipación que envién los datos de las charlas, su resumen biográfico y fotografía (para evitar correr a último momento)
- Permitir proponer las charlas por un sistema web (en vez de por email) facilita ordenar y organizar la jornada
- Pide a las empresas locales si pueden auspiciar la conferencia:
- Los temas a auspiciar pueden incluir:
- viáticos de los disertantes: pasajes de micro, estadías en el hotel, almuerzos y cenas, etc.
- publicidad del evento en diarios, radios, televisión, etc.
- desayundo/refrigerios: café, té, facturas, galletitas, mate
- almuerzo: puede ser complicado - usualmente se hace solo para organizadores
- impresiones y gráfica: afiches, estandartes, folletos, volantes, banderas
- regalos: remeras, calcos, libros, prendedores, lapiceras, etc.
- Recuerda que no es imprescindible tener auspiciantes, puedes pedirles a los asistentes que desayunen antes, y todos pueden ir a comer juntos pagando cada uno (y no es necesario imprimir el programa para cada asistente ni realizar regalos y sorteos)
- Para reducir gastos, consulta con el grupo de usuarios si han quedado materiales de otros eventos o pueden ayudar económicamente.
- Los temas a auspiciar pueden incluir:
- Elige los oradores, y anuncia tu PyDay a las listas de correo! (preferentemente con 1 mes de anticipación para que los interesados puedan organizar su asistencia)
- Planifica el día
- Reune suministros - proyector, computadora, marcadores, tizas y borradores, papel, tarjetas, identificaciones, etc.
- Los oradores y organizadores deberían tener algun distintivo para ubicarlos más fácilmente. Es útil de tener identificadores (pueden ser una etiqueta "Hola, mi nombre es...").
- Asegurate de tener marcadores y/o indicar con carteles como llegar a las salas donde se realiza el evento
- Si no se provee desyuno o almuerzo, haz una lista con los lugares donde la gente puede ir a comer
- Acreditación: Arregla un lugar en el sitio de la conferencia para que la gente se reuna y le den los identificadores (si hay) y demás materiales cuando lleguen
- Programa: Has una lista de los oradores y ten una versión impresa para todos los asistentes
- Certificados: ten preparado las constancias de asistencia por si algún participante lo necesita. Podrían bajarse desde el sitio web o completar un formulario en blanco manualmente.
- Sorteo: si tienes materiales para regalar, recuerda repartir números y tenerlos preparado hacia el final de la jornada
- Pizarra o pizzarrón: para anotar mensajes, propuestas de charlas relámpago, cambios en el horario, reuniones, etc.
- Pide más voluntarios (1-2 o más) para que te ayuden a que la conferencia siga sin sobresaltos
- Una encargada de acreditación (a la entrada, para control de asistencia y repartir el programa)
- Un encargado de aula (proyector, audio, etc.) con cronometro y carteles orientativos
- Un encargado de filmación (opcional, cámara digital con trípode)
- Difusión: Recuerda a todos 2 semanas antes, 1 semana antes y el día de la conferencia que está sucediendo!
- Comunicar el evento en listas de correos y redes sociales (facebook, tweeter, etc.)
- Imprimir volantes y carteles. Repartirlos o pegarlos en universidades, institutos educativos y empresas
- Publicar anuncios en medios virtuales (blogs, revistas electrónicas, etc.) y tradicionales (radios, revistas, diarios, etc.)
- Comentar resultados y subir videos en youtube/blip.tv
- Pasalo bien 🙂
Luego del evento, para los interesados y en la medida de lo posible, se suelen hacer reuniones sociales, cenas o almuerzos, juegos y actividades recreativas, etc.
Recursos
Sitios organizativos pasados
- PyDay Rafaela: http://groups.google.com.ar/group/pyday-rafaela
- PyDay Buenos Aires: http://groups.google.com.ar/group/pyday-baires
- PyDay Córdoba: http://groups.google.com/group/pyday-cba2011
Sitios web pasados
Materiales
- Material (Bandera, folletos de PyAr, estandartes)
- http://groups.google.com.ar/group/pyday-rafaela/files
Software
web2conf
Aplicación lista para usar hecha en web2py, basada el que se usó para Registración de PyCon 2009/2010 (EEUU) y adaptado para las necesidades locales:
- Wiki/CMS (HTML) para información general, lugar, cronograma
- Propuesta de charlas, revisión, archivos adjuntos, comentarios
- Inscripción de participantes, Mapa de procedencia y Estadísticas
- Generación identificadores ("credenciales") y Certificados (PDF)
- Listados de asistencia y para envío de emails
- Agenda (Programa de actividades por horario/salón), listado de charlas y oradores
- Auspiciantes, ayuda económica, gastos, pagos (algunos deshabilitados)
Pueden verlo andando para el PyDay Rafaela 2010 y FLISOL 2010 González Catán y Jornadas Regionales de Software Libre 2010
El código fuente está publicado en googlecode, proximamente paquete instalable