Guía básica (recomendaciones)

1. Elegir un día y una ubicación
   • las Universidades son buenos lugares: hablá con los grupos de estudiantes y profesores que conoces y pueden apoyarte
   • intenta otras ubicaciones públicas como Bibliotecas y auditorios municipales
   • habla con una compañía local que pueda ayudarte (y tal vez pueda auspiciar el evento)
2. Preguntar a otras personas (1-2 o más) para que te ayuden a organizar y crea las listas de correo para el seguimiento de lo que están haciendo
   • No es necesario que sean gente técnica! Cualquiera deseando ayudar que conozcas puede se útil 🙂
   • De hecho, voluntarios no técnicos pueden ser realmente buenos ya que te verán las cosas desde diferentes perspectivas
   • Las listas de correo ayudan al seguimiento del evento. Recuerda también subir los archivos y diseños para encontrarlos más fácilmente.
   • Es util permitir una inscripción previa de los asistentes/participantes:
     • para que entonces se pueda enviar información acerca de los cambios de último minuto,
     • y tengas un panorama de la cantidad de personas que asistiran para estimar los cupos de las aulas y salones, cantidad de impresiones y materiales, etc.
3. Instala una página web para el evento (preferentemente que maneje automáticamente la mayor cantidad de tareas para ahorrar tiempo), por ej.:
   • Información general (ubicación, mapas, propuestas, etc.)
   • Registración de Usuarios (organizadores, oradores, asistentes)
   • Programa/Cronograma con las actividades a realizar (charlas, talleres, etc.)
   • Estadísticas y temas menores (listados, mailings, impresiones, etc.)
4. Recluta Oradores y disertantes (con por lo menos 2 meses de anticipación)
   • Envía un mensaje a las listas de correo solicitando oradores
   • Ten en cuenta los viáticos (transporte y hotel) si son necesarios (en general, los PyDays son eventos locales...)
   • Solicita con anticipación que envién los datos de las charlas, su resumen biográfico y fotografía (para evitar correr a último momento)
   • Permitir proponer las charlas por un sistema web (en vez de por email) facilita ordenar y organizar la jornada
5. Pide a las empresas locales si pueden auspiciar la conferencia:
   • Los temas a auspiciar pueden incluir:
     • viáticos de los disertantes: pasajes de micro, estadías en el hotel, almuerzos y cenas, etc.
     • publicidad del evento en diarios, radios, televisión, etc.
     • desayundo/refrigerios: café, té, facturas, galletitas, mate
     • almuerzo: puede ser complicado - usualmente se hace solo para organizadores
     • impresiones y gráfica: afiches, estandartes, folletos, volantes, banderas
     • regalos: remeras, calcos, libros, prendedores, lapiceras, etc.
   • Recuerda que no es imprescindible tener auspiciantes, puedes pedirles a los asistentes que desayunen antes, y todos pueden ir a comer juntos pagando cada uno (y no es necesario imprimir el programa para cada asistente ni realizar regalos y sorteos)
   • Para reducir gastos, consulta con el grupo de usuarios si han quedado materiales de otros eventos o pueden ayudar económicamente.
6. Elige los oradores, y anuncia tu PyDay a las listas de correo! (preferentemente con 1 mes de anticipación para que los interesados puedan organizar su asistencia)
7. Planifica el día
   • Reune suministros - proyector, computadora, marcadores, tizas y borradores, papel, tarjetas, identificaciones, etc.
   • Los oradores y organizadores deberían tener algun distintivo para ubicarlos más fácilmente. Es útil de tener identificadores (pueden ser una etiqueta "Hola, mi nombre es...").
   • Asegurate de tener marcadores y/o indicar con carteles como llegar a las salas donde se realiza el evento
   • Si no se provee desyuno o almuerzo, haz una lista con los lugares donde la gente puede ir a comer
   • Acreditación: Arregla un lugar en el sitio de la conferencia para que la gente se reuna y le den los identificadores (si hay) y demás materiales cuando lleguen
   • Programa: Has una lista de los oradores y ten una versión impresa para todos los asistentes
   • Certificados: ten preparado las constancias de asistencia por si algún participante lo necesita. Podrían bajarse desde el sitio web o completar un formulario en blanco manualmente.
   • Sorteo: si tienes materiales para regalar, recuerda repartir números y tenerlos preparado hacia el final de la jornada
   • Pizarra o pizzarrón: para anotar mensajes, propuestas de charlas relámpago, cambios en el horario, reuniones, etc.
8. Pide más voluntarios (1-2 o más) para que te ayuden a que la conferencia siga sin sobresaltos
   • Una encargada de acreditación (a la entrada, para control de asistencia y repartir el programa)
   • Un encargado de aula (proyector, audio, etc.) con cronometro y carteles orientativos
   • Un encargado de filmación (opcional, cámara digital con trípode)
9. Difusión: Recuerda a todos 2 semanas antes, 1 semana antes y el día de la conferencia que está sucediendo!
   • Comunicar el evento en listas de correos y redes sociales (facebook, tweeter, etc.)
   • Imprimir volantes y carteles. Repartirlos o pegarlos en universidades, institutos educativos y empresas
   • Publicar anuncios en medios virtuales (blogs, revistas electrónicas, etc.) y tradicionales (radios, revistas, diarios, etc.)
   • Comentar resultados y subir videos en youtube/blip.tv
10. Pasalo bien 🙂

Luego del evento, para los interesados y en la medida de lo posible, se suelen hacer reuniones sociales, cenas o almuerzos, juegos y actividades recreativas, etc.

Recursos