Guía básica (recomendaciones)

1. Elegir un día y una ubicación

   • las Universidades son buenos lugares: hablá con los grupos de estudiantes y profesores que conoces y pueden apoyarte

   • intenta otras ubicaciones públicas como Bibliotecas y auditorios municipales

   • habla con una compañía local que pueda ayudarte (y tal vez pueda auspiciar el evento)

2. Preguntar a otras personas (1-2 o más) para que te ayuden a organizar y crea las listas de correo para el seguimiento de lo que están haciendo

   • No es necesario que sean gente técnica! Cualquiera deseando ayudar que conozcas puede se útil 🙂

   • De hecho, voluntarios no técnicos pueden ser realmente buenos ya que te verán las cosas desde diferentes perspectivas

   • Las listas de correo ayudan al seguimiento del evento. Recuerda también subir los archivos y diseños para encontrarlos más fácilmente.

   • Es util permitir una inscripción previa de los asistentes/participantes:

     • para que entonces se pueda enviar información acerca de los cambios de último minuto,

     • y tengas un panorama de la cantidad de personas que asistiran para estimar los cupos de las aulas y salones, cantidad de impresiones y materiales, etc.

3. Instala una página web para el evento (preferentemente que maneje automáticamente la mayor cantidad de tareas para ahorrar tiempo), por ej.:

   • Información general (ubicación, mapas, propuestas, etc.)

   • Registración de Usuarios (organizadores, oradores, asistentes)

   • Programa/Cronograma con las actividades a realizar (charlas, talleres, etc.)

   • Estadísticas y temas menores (listados, mailings, impresiones, etc.)

4. Recluta Oradores y disertantes (con por lo menos 2 meses de anticipación)

   • Envía un mensaje a las listas de correo solicitando oradores

   • Ten en cuenta los viáticos (transporte y hotel) si son necesarios (en general, los PyDays son eventos locales...)

   • Solicita con anticipación que envién los datos de las charlas, su resumen biográfico y fotografía (para evitar correr a último momento)

   • Permitir proponer las charlas por un sistema web (en vez de por email) facilita ordenar y organizar la jornada

5. Pide a las empresas locales si pueden auspiciar la conferencia:

   • Los temas a auspiciar pueden incluir:

     • viáticos de los disertantes: pasajes de micro, estadías en el hotel, almuerzos y cenas, etc.

     • publicidad del evento en diarios, radios, televisión, etc.

     • desayundo/refrigerios: café, té, facturas, galletitas, mate

     • almuerzo: puede ser complicado - usualmente se hace solo para organizadores

     • impresiones y gráfica: afiches, estandartes, folletos, volantes, banderas

     • regalos: remeras, calcos, libros, prendedores, lapiceras, etc.

   • Recuerda que no es imprescindible tener auspiciantes, puedes pedirles a los asistentes que desayunen antes, y todos pueden ir a comer juntos pagando cada uno (y no es necesario imprimir el programa para cada asistente ni realizar regalos y sorteos)

   • Para reducir gastos, consulta con el grupo de usuarios si han quedado materiales de otros eventos o pueden ayudar económicamente.

6. Elige los oradores, y anuncia tu PyDay a las listas de correo! (preferentemente con 1 mes de anticipación para que los interesados puedan organizar su asistencia)

7. Planifica el día

   • Reune suministros - proyector, computadora, marcadores, tizas y borradores, papel, tarjetas, identificaciones, etc.

   • Los oradores y organizadores deberían tener algun distintivo para ubicarlos más fácilmente. Es útil de tener identificadores (pueden ser una etiqueta "Hola, mi nombre es...").

   • Asegurate de tener marcadores y/o indicar con carteles como llegar a las salas donde se realiza el evento

   • Si no se provee desyuno o almuerzo, haz una lista con los lugares donde la gente puede ir a comer

   • Acreditación: Arregla un lugar en el sitio de la conferencia para que la gente se reuna y le den los identificadores (si hay) y demás materiales cuando lleguen

   • Programa: Has una lista de los oradores y ten una versión impresa para todos los asistentes

   • Certificados: ten preparado las constancias de asistencia por si algún participante lo necesita. Podrían bajarse desde el sitio web o completar un formulario en blanco manualmente.

   • Sorteo: si tienes materiales para regalar, recuerda repartir números y tenerlos preparado hacia el final de la jornada

   • Pizarra o pizzarrón: para anotar mensajes, propuestas de charlas relámpago, cambios en el horario, reuniones, etc.

8. Pide más voluntarios (1-2 o más) para que te ayuden a que la conferencia siga sin sobresaltos

   • Una encargada de acreditación (a la entrada, para control de asistencia y repartir el programa)

   • Un encargado de aula (proyector, audio, etc.) con cronometro y carteles orientativos

   • Un encargado de filmación (opcional, cámara digital con trípode)

9. Difusión: Recuerda a todos 2 semanas antes, 1 semana antes y el día de la conferencia que está sucediendo!

   • Comunicar el evento en listas de correos y redes sociales (facebook, tweeter, etc.)

   • Imprimir volantes y carteles. Repartirlos o pegarlos en universidades, institutos educativos y empresas

   • Publicar anuncios en medios virtuales (blogs, revistas electrónicas, etc.) y tradicionales (radios, revistas, diarios, etc.)

   • Comentar resultados y subir videos en youtube/blip.tv

10. Pasalo bien 🙂

Luego del evento, para los interesados y en la medida de lo posible, se suelen hacer reuniones sociales, cenas o almuerzos, juegos y actividades recreativas, etc.

Recursos