Temario

  • Organización de PyDay en Rafaela en 2012

Asistentes

Persona Nuevo Asistió
ArielRossanigo   X
CesarRoldan   X
LorenaDiorio   X
GustavoTell   X
JuanFisanotti   X
MarioPozzo   X

Fecha y Hora

  • Miércoles 28 de Marzo 2012, 21hs

Lugar

Cyrano Bar

  • Av. Santa Fe 361

Minuta

El tema a tratar en la reunión era ver la posibilidad de realizar un PyDay en Rafaela.

Lo primero que se trató fue el tema de la fecha, la cual no tiene que coincidir con otro PyDay y debiera estar "alejada" de PyConAr. La fecha tentativa que a todos nos pareció bien es el sábado 13/10.

Una idea que reflotó de alguna reunión pasada es adicionar algunos cursos al tema del PyDay. Acordamos que se podrían realizar un par de cursos (Intro a Python y Django) el día viernes. Se eligen estos temas básicos para enganchar a más chicos a participar. Otra ventaja de hacer estos cursos básicos radica en que proporcionan una mínima base para que aquellos que no tienen ni idea de Python puedan comprender mejor los temas dados en las charlas del día siguiente. Estos cursos los podemos organizar y dictar directamente entre gente de Rafaela sin tener que joder a alguien para que venga de afuera (si alguien quiere venir, bienvenido sea!)

El día del evento lo planificamos con 6 charlas + lightning talk's; sin la posibilidad de hacer charlas simultáneas. Esto tiene la ventaja de que es más simple de organizar y conseguir disertantes. Llegado el caso de que haya muchas propuestas de charlas (hechas con suficiente anticipación..) se podría reveer esta decisión.

Sobre las temáticas de las charlas mucho no se habló, lo único que se mencionó es que estaría bueno que no sean de un nivel demasiado avanzado para poder capturar la atención de más newbies. Además dijimos que, de darse el tema de los talleres, las charlas de Intro a Python y Django quedarían descartadas...

La noche del sábado la idea sería hacer una codemida (término acuñado por Fisa), una juntada que involucra comida y sprint/coding dojo. Las temáticas sobre las cuales trabajar serían abiertas, se pueden proponer con anterioridad o durante el día de las charlas; para lo que si habría que anotarse de antemano es para la asistencia a la comida.

Respecto a temas organizativos que hay que tener en cuenta identificamos:

  • Lugar
  • Sponsors
  • Difusión
  • Redes y equipamiento
  • Fotos y Filmación
  • Sitio
  • Comidas y cathering
  • Diplomas
  • Ambientación del lugar
  • Tesorería
  • Hoteles

Sobre los temas que ahondamos fueron:

Lugar

Analizamos varios lugares donde hacer las charlas, pero llegamos a la conclusión de que lo más cómodo/práctico en en la UCSE, al igual que en la edición pasada.

Dentro de las ventajas contamos con que: tenemos laboratorios para hacer los talleres, durante la conferencia disponemos de varias aulas (una para dar las charlas y otras para guardar cosas, comer, sentarse a charlar, imprimir diplomas, lo que haga falta...). Además tenemos buena llegada a los directivos y no debiera haber inconvenientes en conseguir el lugar y algunas cosas extras, como por ejemplo, el equipo de filmación (leer abajo), conección a internet, proyector y algo ($) para hoteles y viáticos.

Filmación

El PyDay de 2010 lo filmamos completo, pero hubo detalles a mejorar...

  1. Hubo una mínima edición posterior por problemas de la filmadora, pero no se compaginaron las filminas para mostrarlas cuando se hacían referencia a ellas. Aún siendo menor, el tema de edición fue trabajoso y embolante...
  2. El audio era malo.
  3. La disposición de disertante, pantalla blanca y filmadora no era necesariamente la mejor...

Buscando una solución a todos estos temas Cesar se acordó que en la facu hay un flamante equipo de video conferencias, el cual en principio permite varias entradas simultáneas de video con la posibilidad de editar en tiempo real el layout del video. El equipo cuenta además con un micrófono ambiental que capturaría bien el sonido. Si el lugar sería el mismo de la edición anterior, no haría falta tener un equipo de sonido.

Como ventaja adicional hay que evaluar si se puede hacer stream de las charlas a un sitio como justin.tv

Como Cesar se acordó... Cesar se encarga de chequear estas cosas 🙂

Tavo menciono que el dispone de una maquina digital con salida HDMI.

Ambientación

Dentro de las cosas a mejorar de la edición anterior recordamos:

  1. Conseguir algo para tapar las ventanas y que no molesten en la proyección
  2. Colocar un atril donde el disertante pueda estar cómodamente parado con su notebook para no tener que estar siguiendo continuamente con la filmadora al disertante. Además si no se mueve tanto tenemos la ventaja de que el sonido va a ser más claro.
  3. Cambiar la disposición de la pantalla blanca. Pantalla al centro, disertante al costado.

Redes y equipamiento

Este punto está casi resuelto; en la facu hay internet wifi abierto, solo quedaría ver si se hace streaming de las charlas de llevar hasta el lugar la conexión dedicada del equipo de video conferencia.

Diplomas

Sirven para costear algunos gastos. Al momento de la registración habría que tener una o dos laptos para ajustar datos directamente en el sistema; desde donde debieran salir los datos necesarios para la impresión. En la edición anterior hubo bastante desorganización con este tema y estuvimos corrigiendo nombres y apellidos hasta último momento.

Las firmas de los certificados debieran estar digitalizadas, este fue otro dolor de cabeza.

No nos pusimos de acuerdo en cuanto cobrar el diploma. Podría ser 5$ o 10$.

Sitio

Está el sitio que en utilizan todos los eventos, Mariano en la edición anterior nos dio una mano enorme...

Roles y tareas

Dentro de los roles quedamos así:

Coordinador general y tesorero: Ariel

Encargado de Sponsors: Fisa

Encargado de equipamientos: Cesar

Encargada de Cathering y ambientación: Lore

Dentro de las tareas a realizar más inmediatas:

  • Revisar que la fecha no se superponga con algún evento importante.
  • Ariel se compromete a hablar con la universidad para manguear lugar, equipos y demás.
  • Cesar tiene que corroborar las posibilidades del equipo de videoconferencias

Por otro lado dije que iba a buscar los documentos que habíamos armado para el PyDay anterior, dejo los enlaces:

Asignación de tareas

Mas tareas

Carta sponsors

Presupuesto