Intro: Nuestros Objetivos en base a las lecciones aprendidas:

• Mejorar la forma de proponer sedes, con propuestas abiertas y discusiones públicas para mejorar la comunicación (feedback) y que toda la comunidad esté enterada y pueda participar, comentar ideas, compartir recursos y opiniones, etc.
• Aprovechar el conocimiento adquirido en las conferencias previas (documentos, planillas, software, etc.), a.k.a. no reescribir la rueda, para alivianar el trabajo de los organizadores y poder concentrarse en las cuestiones clave de la conferencia y difusión de python y el software libre.
• Administrar responsable y prolijamente los fondos, teniendo en cuenta que es un evento voluntario para la comunidad, y que han colaborado tanto empresas como particulares. Se debería tratar de balancear y priorizar los gastos esenciales (becas, comodidades para disertantes y participantes, filmación, etc.) sobre los temas más superfluos y accesorios.

Nota: nuestro reporte final “post mortem” y balance definitivo va a publicarse el 31/12/2012. adelantamos que si todo sale como fue previsto, estarían quedando alrededor de $20.000 para 2013 (considerar que PyCon Argentina 2012 costo alrededor de $100.000, sin tener en cuenta aportes indirectos como artículos promocionales, regalos, viajes y alojamiento pagado directamente por sponsors; algunos fondos están por acreditarse y otros temas no han sido ejecutados a la espera de un subsidio pendiente de aprobación).

Nuestras sugerencias para proponer sede de PyCon Argentina 2013:

El que quiera proponer una sede debería crear una página en la wiki de PyAr, por ej usando de base Propuesta PyCon Argentina 2012, (ASAP para poder anunciarlo este año antes de las vacaciones), definiendo:

• Objetivos (por ej. más diversidad, ampliar la comunidad y/o conectarse con otras comunidades, enfoque al desarrollo web, herramientas, py3k, core, etc.), público estimado y difusión (medios). Ver Brochure 2012`inglés`_ y español y Programa 2012
• Experiencia previa (PyDays u otros eventos locales y/o internacionales), disponibilidad / recursos afectados y método de organización (lista de correo, grupo, wiki, etc.). Ver Info. General
• Sede Tentativa (Universidad, Institutos de Capacitación, Coworking o similar), si es posible con una carta de la institución confirmando su deseo de participar y alcances (espacios reservados). Ver Ubicaciones 2012 y ej. de carta de intención
• Roles principales (si es posible mínimamente un coordinador general, un co-coordinador, tesorero y secretaria, y que roles tradicionales plantean, como coordinador de charlas, becas, lugar, etc.). Por ej. ver Organizadores 2012 y Llamado a Voluntarios
• Organización formal (ONG: Solar, Via Libre, o similar para el manejo de fondos): cuentas bancarias, tesoreros/gestores y cualquier otro tema que pudiera surgir (ej. sponsors y tiempos).
• Propuestas de días y cronograma general (cantidad de tracks -general, extremo, científico, etc.- y actividades especiales como posters, reuniones de trabajo, talleres, etc.). No olvidar el Llamado a Propuestas 2012 y Llamado Revisores 2012
• Presupuesto aproximado y financiamiento (próximamente publicaremos el balance, solicitar acceso las planillas de trabajo del presupuesto y flujo de fondos de 2012 p/estimados de gastos/ingresos de este año-). Ver Llamado a Sponsors. Importante: debido a dificultades para recibir fondos desde el exterior, recomendamos no hacer descuentos ni otras facilidades para los auspiciantes extranjeros, y contemplar al menos 4 meses para realizar todos los trámites necesarios y poder recibir el dinero.
• Temas Accesorios: impresiones (programas, credenciales, microtutoriales), artículos promocionales (remera, recuerdos, bolsa, etc.), catering (desayunos, almuerzos y coffee breaks) y logística (combis / taxis, si corresponde)
• Actividades sociales (recepción, paseos turísticos, asado, fiesta de cierre), si bien no son imprescindibles, pueden ser muy interesantes para los viajeros internacionales y es una excelente oportunidad para conocer gente y hablar sobre proyectos de manera más distendida. Ver City Tour 2012 y
• Plaza hotelera (oficialmente se debería elegir un hotel standard accesible y también un hotel 5 estrellas para los participantes que así lo requieran). Por experiencia, los hoteles deberían ser céntricos para facilitar la movilidad de los pasajeros, y tener flexibilidad para las reservas/pagos. Ver Alojamiento 2012

Consejos e Informaciones sobre 2012 para 2013:

Recomendamos que la sea de entrada libre y gratuita a todas las actividades (no solo en la sede principal, sino también a reuniones, cena, etc. como fue este año), pero para mayor previsibilidad, también recomendamos volver a implementar el Bono Contribución voluntario y opcional, que tuvo muy buena aceptación y sirvió para poder mejorar el evento (realizar remeras/regalos y catering a los interesados), sin tener que afectar otros temas ni desperdiciar recursos (similar a como se trabaja en los PyCamp).

Las personas aprenden y se relacionan de maneras diversa. Algunos avanzan mucho escuchando charlas, otros necesitan una estrategia más “manos a la obra”. Por ello este año implementamos varias opciones. Tuvimos charlas de 40 minutos, tutoriales y talleres de 60 a 180’, reuniones de desarrollo (sprints), presentación de posters y otras actividades. Lamentablemente algunos tutoriales tuvieron que ser cancelados o acortados por problemas ajenos a la organización, pero en resumen la experiencia fue satisfactoria, con presentaciones muy específicas e incluso se solicitaron talleres más intensivos sobre PC para profundizar algunos temas (es aconsejable un lugar apropiado con enchufes y escritorios, por ej. laboratorios o salas de reunión) Los sprints han sido importantes para varios proyectos (muchos de los cuales tienen pocas oportunidades para reunirse, sobre todo con personas de distintos orígenes) y las reuniones fueron muy productivas, desde consultas, desarrollos, parches hasta improvisar charlas, demostraciones y discusiones sobre los proyectos en general. Los posters tuvieron un crecimiento apreciable y permitieron incluir más temas y oradores (diversidad). Los stands fueron otro punto importante, con varios concursos y desafíos para tener en cuenta.

Los invitados internacionales nos hicieron algunas recomendaciones (entre ellas el tema de la hotelería oficial de distintos niveles, taxi “profesional”, salidas turísticas, etc.), pero lo más destacable es que en general estuvieron conformes con la diversidad y temas propuestos, señalando a las actividades en inglés (sprints, charlas y talleres) como una buena posibilidad de participar (no solo como disertantes).

La agenda también fue un acierto, con 4 tracks y salas libres por la mañana (sin demasiadas plenarias), fomentó la diversidad, distribuyó mejor a los asistentes y posibilitó que se dieran al menos dos charlas no programadas en los espacios abiertos. El track científico y extremo tuvieron muy buena aceptación. Debido a lo mencionado en párrafo anterior, se podría reorganizar un track en “inglés” (incluso para evitar tener muchas charlas en idioma extranjero al mismo tiempo, como nos ocurrió este año en ocasiones). La Jornada de PostgreSQL y de SugarLabs en paralelo también tuvieron la aceptación esperada.

En general, con el calendario de este año, con 3 días iniciales de sprints, luego 1 día de talleres y dos días de charlas y exposiciones, se ha tenido buena participación a lo largo de la semana y ha posibilitado organizar algunos temas con anterioridad y distribuir las actividades. Sobre todo fue importante para los que viajaron largas distancias, aprovechando mejor las semana, sin perder de vista las salidas sociales y turísticas como complemento a las actividades técnicas y de capacitación. Mover el evento para Noviembre (debido a un requerimiento de PythonBrasil) no fue satisfactorio (influyeron negativamente temas de exámenes finales, cierre del año en las empresas y días más calurosos e inestables). Recomendamos volver a las fechas más tradicionales en Septiembre u Octubre a más tardar.

Sobre las sedes y subsedes, creemos que también ha sido positivo (este año se realizó en la Universidad Nacional de Quilmes, Urban Station, Educación IT y Universidad Siglo 21), posibilitó acercar la conferencia a más interesados y facilitó la participación en las distintas actividades con las comodidades e instalaciones necesarias para cada caso (auditorios, salas de reunión, espacios abiertos, etc.). Los espacios alternativos ayudaron en casos de fuerza mayor (por ej. , hubo un corte de luz en el microcentro, y pudimos mudar la actividad a otra sala a unas cuadras de distancia, que también teníamos previsto en caso de superar la capacidad).

El horario en general ha sido aceptable, notando gran variedad y recambio de público durante todo el día, con picos en general a partir del mediodía hasta las 19 hs (seguramente las distancias y varios días de actividades han influido en este punto). El domingo libre (actividad turística) tuvo asistencia prevista (15pax), y recomendamos no extender demasiado las jornadas (de hecho, debimos adelantar las combis para que los participantes puedan volver más temprano al hotel para descansar y reponerse para el siguiente día).

Tuvimos aprox. 400 personas acreditadas (de 869 registradas vía web), llegando a 500 si se contemplan las actividades especiales (PgDay), alumnos de la universidad y personas que asistieron eventualmente sin registrarse. Como comentamos anteriormente, hubo mucho recambio, especialmente el Viernes y Sábado (confirmandose como en otras ocasiones el “día empresas” y “día comunidad”, principalmente por cuestiones laborales).

Conclusión:

Por estas consideraciones y en líneas generales, nuestra recomendación como últimos organizadores, es si es posible, mantener esta estructura que creemos ha sido positiva y posibilitará no solo reducir el trabajo necesario, sino también los riesgos y presupuesto final, pudiendo enfocarse en las cuestiones “pythonicas”.

Por último, tener en cuenta el tema de la coordinación con Python Brasil (que si bien se acordaron estrategias y temas generales, incluso en persona), hubo problemas de comunicación, cambios de fecha y otros inconvenientes no menores. Contemplar que también se agregó PyCon Uruguay sobre la hora y sin prácticamente coordinación con PyCon Argentina, y posibilemente el año que viene haya muchas otras conferencias (PyCon España, sumadas a PyCon Venezuela y otros paises que estan interesados, algunos ya poniendo fechas tentativas para 2013). Si bien no deberían afectar directamente a nuestra conferencia, considerar que si podrían tener impacto en la búsqueda de Sponsors, Disertantes y participantes en general, o redundar en duplicación de esfuerzos, gastos innecesarios o solapamiento de calendarios.

Teniendo en cuenta que creemos que debería volverse a hacer en septiembre/octubre, eso dejaría pocos meses para que los futuros organizadores puedan trabajar (recordar que en general enero/febrero son períodos de vacaciones en universidades y empresas), por lo que se deberían acelerar los tiempos y sería bueno tener al menos las sedes "candidatas" para este fin de año.

En los próximos días se anunciarán más detalles sobre el proceso de selección, los alentamos a enviar sus propuestas y quedamos a disposición por cualquier consulta.

MarianoReingart

Juan B. Cabral