Suponiendo que ya elegiste un lugar, una fecha y tenes un equipo seguro que te ayuda, es hora de ir a buscar dinero. Es la costumbre de las comunidades de software libre de Argentina que los eventos no tienen costo alguno. Esto es bueno del punto de vista de las bajas barreras de entrada, pero causa muchísimos problemas en otros frentes, trato de contarte mi experiencia y la que recogí de la gente de PyConBr para que puedas enfrentarlos.

• Un evento sin entrada no implica un compromiso por parte de muchos de los potenciales asistentes: preparate para cantidades de inscriptos bastante superiores al número de asistentes. El problema de esto es que uno suele tener que planear varios factores, que muchas veces incluyen invertir dinero, en función de la cantidad de asistentes. En un evento pago la no asistencia no implica un problema tan grave, ya que el pago se realizó y esto cubre al menos una parte del costo asumido por esa persona. Intentá que la inscripción sea detallada y que quede en claro para la gente que su inscripción no es solo un acto de apoyo, que desata una serie de acciones de tu parte. Adicionalmente intentá comunicarte con los asistentes regularmente para confirmar asistencia.
  • tip: la gente de PloneConf2010 creó una lista de correos que incluia todos los asistentes, es interesante para que compartan expectativas sobre el evento, que organicen entre ellos cuestiones logísticas y para enviar anuncios generales y que estos se discutan, sin contar el buen feedback que provee.
• Un evento sin entrada no proyecta seriedad a las empresas: Esto puede costarte algunos sponsors, especialmente entre las que son mas "vieja escuela" que ven un evento como un lugar de recruiting y capacitacion. Por el lado del recruiting no les parece que tu barrera de entrada sea lo suficientemente alta como para serles útil. Por el lado de la capacitación, no creen que con tan poco costo tu curso sea del suficientemente alto nivel.
• Cualquiera puede acceder: Si bien pedimos un formulario bastante complejo para entrar, siempre terminamos permitiendo el acceso en la entrada. Debido al volumen de gente intentando acreditarse no solemos pedir muchos datos a los inscriptos in situ. Si te es posible hacé esto en un lugar donde puedas restringir la entrada al máximo a gente que solo tenga identificación del evento. Cuando llegue alguien que no se registró, ponelo en alguna cola de espera hasta que hayas acreditado a los pre-inscriptos. Toma todos los datos necesarios de la gente no registrada, tenes un compromiso de ofrecer un lugar lo mas seguro/cómodo posible para que la gente pueda desarrollar su actividad de comunidad lo mas libremente posible. Si tenes la capacidad humana pone una persona específica a registrar gente imprevista y alguien chequeando la entrada de gente desconocida.
• Si te es posible podes implementar un sistema de entradas mixto, esto deberia complacer a ambas partes: empresas y solo comunidad. Para la gente que quiera registrarse como asistentes de empresas podes implementar un arancel, a cambio en el badge, distinto para los asistentes enviados por empresas, va el nombre de la misma. Podes agregar cosas que lo hagan mas atractivo, como un badge personalizado si envian mas de N personas o una cantidad de entradas empresariales si compran un sponsoring. Recordá siempre que el que faciliten que vaya gente es tan importante como que compren un sponsoring, la gente hace a los eventos interesantes. Si conseguis que una empresa envie a sus developers ademas tenes el auspicio implícito de la misma, ya tenes algo para mostrar a las demas. En cuanto a las personas de la comunidad o que van como individuos (aunque sean de una empresa) la entrada es claramente gratuita. No he implementado esto personalmente, pero vale la pena explorarlo y extender la idea.

El segundo asunto importante del Sponsoring es la venta de los planes de sponsoring. Luego de una larga conversación con Dornelles Tremea y Érico Andrei sobre la búsqueda de auspiciantes, encontramos algunos items que vale la pena compartir. En lo que respecta al nivel de costos hay dos tipos de empresa:

• La pyme relacionada al FLOSS o la tecnología de tu evento: Estos le ponen el pecho a las balas, estan totalmente a favor de lo que haces y te dan una mano mas porque comparten tu ideología que porque tengan interes en publicidad (que tambien lo tienen). Muchas veces no pueden deshacerse de una cantidad alta de dinero, pero si les interesa ayudarte. Esta bueno que tengas un pricing especial con ellos, podes arreglar tambien intercambios con ellos, quizas tengan algo que vos necesitas ademas de dinero. Siempre recordá aclararles el porque de este plan de pricing, que entiendan que implica un cierto compromiso con la causa que el sponsoring puramente comercial no.
• La empresa grande: Para esta empresa, aunque suene dificil de creer, mientras mas caro mas atractivo. Hay una componente importante de circo en estas cosas, quieren poder mostrar que ellos estan a la altura de la situación y a la cabeza de eventos mainstream, su forma de medir estos es :
  • cantidad de asistentes.
  • costos (del sponsoring y de las entradas, como hablamos antes)

Esto nos lleva al tercer asunto importante del sponsoring: Para muchos de los sponsors tu evento no es lo mismo que para vos, muchas veces no comparten la carga ideológica. El evento es un producto, tiene mas que ver para ellos con publicidad, imagen, recruiting y otras yerbas comerciales. Como todo producto, para venderlo, necesitas un vendedor. Conseguite una persona con habilidades de venta de verdad, de ser posible, profesional. Este es uno de los puntos en los que creo que es mas que válido, incluso crítico, invertir dinero. Podes arreglar algun porcentage de lo recaudado a cambio de los servicios. La persona que tratara con los sponsors debera entender los códigos que estos manejan, saber leer las necesidades y anticipar que paquetes seran atractivos para cada uno de los posibles inversores. Se que pensas que la comunidad todo lo puede, pero te prometo que no. Para tratar con un area comercial o de RRPP no sirve un técnico, esta gente no compra un producto, compra al vendedor. Luego de comprobar la experiencia real de la gente de PyConBr (ellos tercerizan casi todo el evento luego de muchos años) entiendo que un vendedor con experiencia puede darte mucho mas alcance y visibilidad. Mientras mas llegada y sponsors tengas, mejor sera la calidad del evento que puedas organizar para la comunidad, pensá en pasajes de disertantes interesantes que no pueden costear el viaje, becas, material informativo, comida, cafe, todas estas cosas estan buenas en un evento y cuestan plata.

Finalmente un consejo: tratá de equiparar tus precios a eventos similares de otros lugares, en caso de la PyConAr, seria bueno que los precios y prestaciones de los sponsores, mientras que no sean disrruptivo al espíritu del evento, esten equilibrados (salvando las diferencias económicas obvias de ambos paises).