No es simple elegir un lugar, sobre todo cuando no sabemos que cantidad de personas vamos a alojar. Debemos tratar de elegir un lugar donde entre la maxima gente que podria llegar a venir al evento, mirar eventos de caracteristicas similares del pasado ayuda bastante. Medir contra eventos en Capital no es una buena idea, a menos que hagas un evento en Capital, siempre llevan mas gente. Si hay disponibles n煤meros de alguna versi贸n en el interior mas vale usa esos para calcular. Otra cosa muy importante a tener en cuenta es que tan dificil/costoso es poner internet en ese lugar. Vas a necesitar pensar en:
Posibilidad de tender cableado: Distribuir internet para un par de cientos de personas es bastante dificil, usualmente necesitas tender cableado para llevar los APs a todos lados, tene en cuenta cuando negocies el lugar que sea posible utilizar cableado pre-existente o poner uno nuevo. Para saber que necesitas consulta con USLA quienes tienen la "caja de maravillas" unos 70kg de equipamiento para red, infraestructura electrica y otras cosas necesarias para eventos.
Posibilidad de contratar un ISP: La cantidad de personas que vas a tener es raramente controlable en cuestiones de red (mas alla del control que tu dispositivo de routeo aplique) por eso vas a necesitar un buen ca帽o de internet. Asegurate que algun ISP pueda proveer esta conectividad durante el evento, la primera opcion es intentar que el ISP del lugar del evento, si es que lo hay, agrande la capacidad del servicio por unos dias. Trata de que no sea un servicio hogare帽o, estos tienden a no aguantar.
Posibilidad de cargar la infraestructura el茅ctrica: Lo mas probable es que vayas a enchufar varias zapatillas con notebooks. Asegurate que los tableros electricos del lugar no vayan a volar por los aires cuando le conectes un monton de notebooks, proyectores, equipos de amplificacion de audio, APs, switches, etc. Si podes trata de llevar tus propios dispositivos de protecci贸n el茅ctrica.
Accesibilidad: Tene en cuenta que las comunidades de software tienden a ser muy diversas, averigua si el edificio, al menos en las partes que vas a usar, esta preparado para recibir personas con discapacidades motrices sin ayuda de terceros. Adicionalmente asegurate de que sea accesibilidad-friendly el acceso a la zona, de nada nos sirve un ascensor para sillas de ruedas que sirva para subir las escaleras en un templo en la punta del himalaya.
Habilitaci贸n: Corroborar si hace falta alguna habilitaci贸n especial para el evento, alg煤n tr谩mite municipal, etc.
-
Seguridad: Si queremos volver a organizar otros eventos despu茅s del que estamos planeando, debemos asegurarnos de poder hacerlo en libertad, hacerlo detras de rejas suele traer inconvenientes... l茅ase: nos hacemos responsables del evento (y sus posibles consecuencias hacia terceros).
-Seguridad El茅ctrica: Muchos locales no tienen la instalaci贸n preparada para que usuarios particulares enchufen dispositivos a la red el茅ctrica, tienen instalaci贸n industrial con otros requisitos de seguridad. Asegurarse de que los tomas de uso p煤blico cuentan con protecci贸n diferencial. El encargado de la sala debe saber d贸nde y c贸mo cortar la energ铆a en caso de accidente. Ser铆a una buena medida hacer figurar en el contrato del local que la instalaci贸n cuenta con la debida protecci贸n (para deslindar responsabilidades) .
-Prevenci贸n de accidentes: Se debe tener especial cuidado sobre todo cuando hay escaleras, no debe haber c谩bles y objectos que puedan ser cauza de tropiezos; al谩mbres sueltos, etc. .
-Plan de evacuaci贸n: En muchos lugares es obligatorio tener pegados en lugares visibles el sentido de circulaci贸n para evacuar el recinto, adem谩s se deben identificar las salidas de emergencia. Bomberos voluntarios nos pueden ayudar desinteresadamente en esto.Una vez elegido el lugar y confirmado, asegurate de que lo que te prometan quede escrito y registrado en todos los medios que ellos consideren necesarios y oficiales, es importante en este caso atender a las necesidades de la burocracia. Registro de los acuerdos y respeto de los protocolos del lugar ayudan a sobrevivir cambios de autoridades y otros imprevistos.