Mientras te acerca al evento, la carga de trabajo va aumentando, algunos de los siguientes tips ayudan a llegar en tiempo y forma y sin una úlcera.

Marchandaising del evento: Una vez decidido cual va a ser el marchandaising date una semana para averiguar los siguientes datos del mismo:

  • Costos: (supongo que vas a elegir la mejor relación precio calidad)

  • Tiempos de elaboración: Vas a necesitar esto para saber cuando tenes que encargar cada cosa.

  • Lugar de entrega: Esto es importante para saber que tipo de logística de transporte vas a tener que gestionar.

  • Packaging: Tenes que saber donde vas a almacenar esto

Con toda esta información y suponiendo que tu calendario financiero lo permite (que deberia si comenzaste a organizar el evento con suficiente antelación) procurá encargar todos los items el doble del tiempo de elaboración antes del evento (suponiendo que el item sea algo que dura en el tiempo y que el tiempo no sea ridículamente largo). Esta fórmula no siempre anda asi que como regla general no podes tener nada mas tarde de 1 semana antes del evento. Si te es posible, anda armando los paquetes apenas tengas los elementos, esto te evita corridas de último momento. Si alguien te ofrece llevar material extra exigile los mismos tiempos que te exigis a vos mismo.

NOTA IMPORTANTE: Si va a hacer un souvenir para visitantes o disertantes, asegurate que sea algo que pase la aduana y se pueda llevar en un avion.

Material gráfico: Conseguí imprenta para las cosas que vayas a necesitar y cuando la tengas asegurate que esten comodos trabajando con formatos varios de archivos y sean abiertos a ayudarte y sugerirte materiales, procesos y demas cosas. Trata de quedarte con la misma gente siempre, acelera los trámites. Si vas a tener que imprimir algo como un libro (en nuestro caso el tutorial de python) conseguite una version impresa de quien haya sido el maquetador del libro (asi tenes algo de que dar ejemplos) y una imprenta con experiencia, la impresión de este tipo de cosas no es trivial.

Badges y material personalizado: Tratá de que el material personalizado sea el mínimo posible, en caso de badges por ejemplo, siempre hay una parte que se puede hacer igual para todos y utilizar stuckers o algo similar para completar durante el evento. si de todas maneras podes tener esto una semana antes es mejor.

Invitados, charlistas y keynotes: Hay algunas cosas a prever para facilitarle la vida a los invitados:

  • Mandale a todos estos una carta en su idioma firmada y lo mas oficial y detallada posible, a veces son necesarias en la aduana y en el trabajo.

  • Reservate un hotel a quienes son tu responsabilidad, asegurate de mandarles un mail con detalles de que incluye su estadia.

Certificados: Hace todos los certificados necesarios y firmalos antes del evento, es mas facil destruir certificados no entregados que firmar 200 en un dia.