Este fue quizas nuestro punto mas flojo durante el evento del 2010. No debemos subestimar lo importante que es la información para la gente que viene del exterior y necesita calcular gastos, tiempos y logistica en general. Idealmente para el momento en que confirmaste un lugar y vas a hacer un llamado oficial, vas a necesitar proveer, de la forma mas clara y completa posible, los siguientes datos:

• Dirección del lugar: La dirección de la sede del evento, acompañada de un mapa, de ser posible de algun sistema de mapping del tipo de google maps u openstreetmap, para que la gente pueda jugar con eso y familiarizarse con el lugar.
  • Landmarks: Referencias al lugar desde distintos hitos de la ciudad (monumentos, shopping centers, universidades, etc), muchos pueden tener una idea de alguno de estos lugares y esto los ayuda a ubicarse mejor.
  • Transporte público urbano: Todo tipo de transporte urbano que pase moderadamente cerca, el nombre de la parada y como llegar desde la misma al punto exacto del evento. Siempre esta bueno aclarar cual de estos medios llega desde Aeropuertos, terminales de omnibus, puertos, etc. de donde podrian estar mas interesados en llegar los visitantes de otras ciudades. No te olvides del precio y medio de pago de los transportes urbanos.
  • Transporte interurbano: Como llegar al menos de las ciudades mas importantes del pais a la tuya, estaria bueno al menos un transporte de cada provincia. No existe algo como demasiado detallado, mientras mas info mejor. Es muy importantes que para todos estos transportes tambien incluyas el precio.
  • Internacionales: Como se llega a tu ciudad de otros paises, si contas con algun tipo de arribo internacional aclaralo. La ciudad mas cercana a la que se puede llegar en avion u otro transporte internacional (esta de mas decir que tambien pongas algo de como llegar desde esta ciudad a la tuya, un link a interurbano al menos)
  • Estacionamientos: Mucha gente me preguntó si podian estacionar cerca en el último evento, trata de relevar los estacionamientos mas cercanos y pone algo de info de donde estan junto con el precio de los mismos y los planes (por hora, jornales, semanales, etc)
• Alojamiento: Mucha gente viene de afuera y prefiere la palabra de un local a la hora de elegir alojamiento. Como local probablemente no sepas mucho de alojamiento, despues de todo ya vivis ahi, no hay muchos motivos para ir a un hotel seguido ;).
  • Listado de hoteles por tipo: Esta bueno tener un listado de hoteles y todos sus datos de contacto, acomodados por cantidad de estrellas y tipo (hotel, hostel, casita en la pradera, etc.) Incluir el precio no es mala idea. Cuando hagas el relevamiento no olvides preguntar a los lugares si hacen algun tipo de plan por grupos, muchos son muy buena onda con esto. Dejales tus datos de contacto y la dirección del sitio web donde vas a poner sus datos, los hoteles tienden a llamarte para avisar si cambian de precios o disponibilidades, esto te ahorra trabajo al momento de mantener actualizada la info, tené en cuenta que van a pasar unos meses entre el relevamiento y el evento.
  • Medio de comunicación para los alojantes locales: Una de las ventajas de estos eventos es conocernos entre nosotros y compartir, tratá de crear un espacio para que los que vienen de afuera y la gente con lugar para alojar gente se contacten.
  • Como llegar desde los hoteles: Agrega algo de la info de transporte a la pagina de los hoteles, al menos basica y de distancia.
• Comida: Suma a todo esto información de diversos tipos de lugares para comer cerca del evento, tené en cuenta las necesidades especiales como por ejemplo celíacos o vegetarianos. Algo de información sobre lugares notables en la ciudad para comer tampoco esta mal, puede servir al que llega antes y quiere conocer un poco la ciudad. Nuevamente te recuerdo, precios.
• Contenidos: Trata de mantener actualizada la informacion de las charlas y espacios disponibles. No dejes que haya paginas con errores en tu sitio, en vez pone algo que diga porque no esta disponible y cuando estará, tratá de respetar esa fecha, si no tenes certeza date mas tiempo, no prometas imposibles.
• Fechas: Asegurate que el cierre de inscripciones, llamados a charlas, encuestas y todo otro asunto que requiera interacción de terceros tenga fechas límites visibles y repetilas tanto como sea necesario.