Antes de pensar en marchandising, locales, tematicas y demas yerbas, vas a tener que pensar en un equipo, el pilar fundamental de cada evento. Mas alla de la gente necesaria para llevar a cabo el evento en el día, vas a necesitar un equipo que este dispuesto a ir con vos a cualquier lado y a poner la misma cantidad de garra durante varios meses. En mi experiencia, necesitas:

• 2 personas para el marchandising y la impresion de graficas.
• 1 persona para el diseño (suponiendo que tiene una base con la cual trabajar en que le indicas que tipo de grafica hace falta y los datos que lleva).
• 1 administrador de sistemas (si usas un sistema, en nuestro caso pyconar, necesitas alguien que se encargue de cada vez que explota)
• 1 webmaster (alguien que cargue contenido en el sitio, vas a necesitar proveer mucha informacion y no tenes tiempo de buscarla y procesarla vos)
• 1 community manager y encargado de prensa (suena pavo para un evento, pero lleva mucho tiempo hacer difusion por cuanta red social anda dando vuelta)
• 1 tesorero/contador/malabarista (estas cosas mueven mucha guita, al final del dia queres cuentas claras)
• 1 encargado de sponsors (es confuso para las empresas que no haya 1 persona univoca con la que contactarse, un sponsoring tiene que manejarse con la persona con la que se hizo el primer contacto)
• 1 responsable de negociar la venida de los keynotes.
• 1 coordinador de revisores de charlas.

Algunos tips para tener en cuenta:

• Un amigo puede ser una luz, pero no necesariamente un buen colaborador: Cuando tenes un colaborador, tenes que poder delegar una tarea y suponer de ahi en adelante que esta se realizara en tiempo y forma.
  • Delegar no es desentenderse:
    • Tenes que tener en cuenta que si surge un problema tenes que estar listo para darle una mano a tu colaborador para volver a ponerse en carrera.
    • Tenes que pasar toda la data necesaria para que tus colaboradores puedan realizar su tarea y tomar decisiones inteligentes.
    • Si vas a delegar una tarea que requiere recursos o decisiones mas alla del rol de la persona, tenes que estar disponible para contestar a sus inquietudes.
• Entusiasmo no es habilidad ni tiempo: Si bien cuando uno decide hacer un evento de magnitud considerable y muy interesante tenemos muchos prospectos de colaboradores, no todos son candidatos a coordinar tareas.
  • Muchos tienen mas entusiasmo que tiempo y no comprenden las consecuencias de incumplir alguna de sus tareas asignadas, a fin de cuenta uno suele ser el que pone la cara.
  • A veces la disposicion y responsabilidad no vienen acompañados de la habilidad de tomar las decisiones necesarias al momento de actuar. En este caso delegar nos puede resultar contraproducente, puesto que terminaremos pasando mas tiempo respondiendo preguntas y tomando decisiones que si hubiesemos hecho la tarea en un principio.
• Juventud e inexperiencia no es sinónimo de inmadurez e inhabilidad: Los jovenes de tu grupo muchas veces estan mas en contacto con la realidad actual que vos y tienen tiempos mas libres o acomodables que aquellos que ya trabajan full time y tienen familia u ocupaciones.

A fin de cuentas elegir gente no es tan dificil, solo tene en cuenta las opiniones de tu comunidad local y averigua sobre experiencias pasadas de los demas, la base de nuestra comunidad es la reutilizacion de la experiencia pasada. Si te quedan dudas luego de todo esto, podes probar con alguna tarea pequeñas para asegurarte de que tus impresiones sean las correctas.